Guide du laboratoire
Les ressources s’organisent dans trois sections selon leurs finalités :
– La Recherche
– La vie de laboratoire
– Vie pratique
La Recherche
Partir en mission
L’ordre de mission et les frais liés à la mission
Budgets UGE et INRAE utiliser GSIS
INRAe, NOTILUS déploiement en janvier 2025
Budgets CNRS : Etamine puis Notilus
Réserver voyages et séjours
Budgets UGE et INRAE : utiliser GSIS
Budgets CNRS : utiliser Etamine puis Notilus
La réservation des voyages et hébergements se fait via l’OM dans NOTILUS avec l’agence FCM/Geolett. C’est la gestionnaire d’unité désignée dans Etamine qui valide les voyages pré-réservés par les agents. Des tutoriels disponibles, demandez-les !
Idem pour les agents qui opteront pour la saisie directe de leur réservations dans NOTILUS INRAe
Rembourser vos dépenses hors frais de mission
Budgets UGE, CNRS et INRAE : utiliser GSIS
Qui gère vos demandes
– Gestionnaire des missions et NF pour les budgets UGE et INRAE : virginie.hecquet@univ-eiffel.fr ou virginie.hecquet@inrae.fr
– Gestionnaire des missions et NF pour les budgets CNRS :
sandrine.vernhes@inrae.fr ou sandrine.vernhes@univ-eiffel.fr
– Gestionnaire financière commande et remboursement dépenses hors missions UGE-INRAE-CNRS : Valérie et Nita
Voir aussi Missions et commandes
Préparer un projet
En fonction de l’institution (UGE, CNRS, INRAE), différentes équipes peuvent vous aider à la préparation du document scientifique, du budget, à obtenir une lettre de soutien etc.
- Pour accompagner les chercheurs dans l’élaboration d’un Plan de Gestion de Données (PGD ou DMP), l’INRAE et le CNRS recommandent l’outil DMP OPIDoR
- Pour les aspects juridiques, les personnes qui manipulent des données à caractère personnel (DCP) peuvent utiliser l’outil Adéquacy, le nouvel outil de suivi de la conformité RGPD choisi par l’INRAE.
- La Direction pour la Science Ouverte de l’INRAE (DipSO) vous propose une formation évolutive, riche, pratique, dédiée à l’ouverture de la science, via OSCAR
Organiser un événement
Réserver une salle
Au LISIS, à l’UGE, à l’INRAE
Contacter: Lynda, en cas d’absence contacter l’équipe de gestion.
Alimentation
Commande de plateaux repas, buffet, restaurant.
Pour les demandes de devis auprès des prestataires, contacter Lynda
Le devis devra être déposé sur GSIS
Réserver les voyages et séjours pour des invité.e.s
La démarche se fait sur l’outil GSIS
Remboursement des dépenses
La démarche se fait sur l’outil GSIS
Pour les invités du CNRS, contacter Sandrine
Collaborer avec Cortext
L’équipe de la plateforme Cortext est formée de chercheurs et d’ingénieurs en informatique, basés dans le bureau 103 du bâtiment Albert Camus.
Infrastructure de recherche pour les sciences humaines et sociales, Cortext est un lieu de co-construction et expérimentation de méthodes mixtes qualitatives et quantitatives, ainsi que d’accompagnement et de formation.
Cortext Manager est un service web accessible au public qui propose un usage autonome de méthodes d’analyse de données sélectionnées et développées au sein de la plateforme. Vous téléchargez un corpus textuel afin d’en analyser le discours, les noms, les catégories, les citations, les lieux, les dates etc.
Outils pour la recherche
Pour le stockage et partage de fichiers et de données
Pour l’archivage, le stockage, la sauvegarde, le partage de fichiers, selon les fonctionnalités que vous souhaitez :
– Cloud UGE Nextcloud (UGE)
– FileSender (Renater)
– Nextcloud (INRAE)
– Sharepoint (INRAE)
– sDrive (Nextcloud du CNRS)
– Gestionnaire de fichiers (UPEM), susceptible d’être désactivé, ne pas utiliser pour des nouveaux projets
Pour les entretiens, sondages et la collecte de données
Pour créer un sondage, questionnaire ou enquête, Limesurvey
SYGADE est un outil collectif et pérenne de stockage, de gestion et de valorisation des données d’entretiens
Pour la communication
Visioconférence
Plusieurs outils de visioconférence sont proposés par les institutions:
- Zoom (UGE ou INRAE)
- Rendez-Vous (Jitsi de Renater)
- Skype Entreprise (INRAE)
Messagerie
Webmails : pour accéder à votre messagerie professionnelle via un navigateur CNRS, INRAE, UGE.
Sites web
Pour créer un site internet vitrine pour vos travaux de recherche, l’INRAE et l’UGE proposent des outils de création et d’hébergement.
- eZplatform (INRAE)
- TYPO3 (UGE)
Il est également possible – et souhaitable – de créer une page sur vos projets sur le site web du laboratoire.
Recherche, publics et médias
Espace engagement et prise de parole
- Syndicats
- Dispositifs dédiés
Les tutelles proposent des services de communication et accompagnement:
– INRAE
– UGE
– CNRS
Vous pouvez aussi en discuter avec Lynda, référente communication.
Enseignements et encadrements
en construction
La vie de laboratoire
Livret des doctorants
Le laboratoire a préparé un livret pour les doctorants nouveaux arrivants :
Référents
Il est souvent utile, voire importante, de savoir identifier rapidement les référent.e.s pour différentes questions:
Direction et animation
en construction et attente des pages des GTs (Groupes Thématiques)
- Direction du laboratoire: David (direction@umr-lisis.fr)
- Animation des groupes thématiques : à définir (voir aussi l’espace wiki)
Équipe de gestion (bureaux 105, 107 et 108 au 1° étage du bâtiment Albert Camus)
- Commandes et gestion des budgets UGE et Subvention d’Etat, Parts-chercheur : Valérie, responsable administrative du laboratoire
- Ressources Humaines: Sandrine
- Missions: Virginie
- Commandes et gestion des budgets INRAE, CNRS, projets de recherche et contrats de recherche : Nita
- Organisation d’évènements (traiteurs, réservations de salle, gestion des inscriptions de participants…) ; aide logistique lors des événements ; mise à jour du site internet du LISIS (membres, actualités…) ; réseaux sociaux : Lynda
Recherche et enseignement
- Accès ouvert et HAL: Jessica Bouchez
- Science ouverte
- Gestion des Données de la Recherche et RGPD: Séverine et Pierre-Yves, RDO (Référents Données Opérationnels pour l’INRAE)
Travail et relations professionnelles
- Informatique: Pierre-Yves
- Hygiène et sécurité: Valérie
- Relations interpersonnelles, discriminations et harcèlements : voir la section dédiée de ce guide
Calendrier
La vie du laboratoire est rythmée par de nombreux évènements, internes ou externes, souvent référencés dans l’Agenda sur le site web, et les réservations de salles peuvent être consultées dans un calendrier dédié.
Si vous souhaitez réserver une salle de réunion et/ou faire apparaitre un nouvel évènement en ligne, veuillez contacter la personne référente dans l’équipe de gestion, d’après la section Référents de ce guide.
Listes de messagerie
Pour rester informé, nous utilisons des listes de diffusion, notamment :
- lisis@umr-lisis.fr : la liste de diffusion principale du LISIS
- docs-post-docs@umr-lisis.fr : la liste utilisée par les Doctorants et Post-Doctorants
Pour toutes demandes d’inscription ou de mise à jour de ces listes, vous pouvez vous adresser à la personne référente en informatique, d’après la section Référents de ce guide.
Statut administratif et bureaux
A votre arrivée au LISIS, il est pertinent de vérifier votre statut administratif. Le LISIS étant hébergé à l’Université Gustave Eiffel (UGE), votre dossier doit être enregistré au service des Ressources Humaines afin d’avoir accès aux ressources de l’université (notamment informatiques).
Typiquement, un bureau vous sera attribué, votre nom sera affiché sur la porte et la clé fournie par l’équipe de gestion, qui sera votre contact pour toute question à ce propos.
Référente bureaux : Valérie
Photocopies
Deux copieurs sont à disposition dans le bâtiment A. Camus :
– au 1° étage face au bureau 107
– au 2° étage au bout du couloir de gauche
Courrier
Un départ courrier journalier dans le bureau 107
Missions et commandes
GSIS est notre plateforme de Gestion des missions et des commandes. Vous pouvez y créer vos missions et frais associés, ainsi que vos commandes en y déposant vos devis. Pour créer votre compte sur cet outil, vous pouvez prendre contact avec Sandrine qui vous indiquera la procédure.
Outils utilisés par l’équipe de gestion :
- Notilus CNRS : logiciel de gestion des notes de frais
- Notilus INRAE : logiciel de gestion des notes de frais (déploiement prévu au 1er janvier 2025)
- SIFAC INRAE : Système d’Information Financier et Comptable (déploiement prévu au 1er janvier 2025)
- SIFAC UGE : Système d’Information Financier et Comptable
Informatique et ordinateurs pro
A votre arrivée au LISIS, vous pouvez obtenir un ordinateur de prêt auprès de l’équipe de gestion ou faire une demande d’achat. DELL, Econocom (Apple) et HP sont les partenaires du marché public MATINFO5.
Le processus d’achat est le suivant : obtenir un budget (voir avec votre responsable), contacter la personne référente informatique (voir la section Référents de ce guide) et indiquer votre budget et votre besoin. Caractéristiques de l’ordinateur (poids, taille écran, processeur, mémoire vive, capacité du disque dur…), logiciels éventuels (Ubuntu, Windows, suite Microsoft Office ou LibreOffice…), accessoires éventuels (2è écran, clavier/souris, adaptateurs, sacoche…). Puis déposer la demande et le devis dans GSIS.
Pour tous besoins de support informatique vous pouvez contacter :
- Pour les aspects liés à l’Université Gustave Eiffel, par exemple l’accès aux réseaux et les questions de sécurité, la DGDIN (Direction Générale Déléguée Informatique et Numérique, Bâtiment COPERNIC 4ème étage) via l’outil Ticket Eiffel
- L’équipe support de l’INRAE via l’outil ARIANE.
- En cas d’urgence, il est également possible de contacter :
- le support DGDIN de l’UGE au 01 60 95 74 55
- le support ARIANE pour le personnel INRAE au 01 42 75 96 80
Vous pouvez aussi venir demander gentiment le soutien ponctuel des membres de la plateforme Cortext.
Relations interpersonnelles, discriminations et harcèlements au travail
En cas de conflit ou autre problème relationnel, différents dispositifs sont prévus par les tutelles du laboratoire.
Plusieurs interlocuteur-trice-s peuvent apporter appui ou conseil en interne au laboratoire, tels que les responsables hierarchiques – notamment la direction du laboratoire – ou de ressources humaines, les représentant-e-s du personnel etc.
UGE
La mission égalité de l’UGE réunit toutes les informations concernant différents publics et formes d’accompagnement et signalement.
INRAE
Une cellule d’écoute externe est mise à votre disposition : Allodiscrim (code employeur 1911) . Vous pouvez la contacter quel que soit votre statut, titulaire ou contractuel.
CNRS
Agents titulaires ou non-titulaires, vous pouvez contacter gratuitement France Victimes. Trouvez la procédure dans l’adresse ci-dessous.
https://mpdf.cnrs.fr/lutte-contre-le-harcelement/procedure-cnrs/
Relations entre étudiant-e-s et encadrant-e-s
Un document spécifique, en anglais, a été préparé pour les doctorant-e-s:
A note on conflicts for doctoral students
Dans tous les cas, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de votre école doctorale et avec les interlocuteur-trice-s du laboratoire.
Vie pratique
A votre arrivée en France ou au laboratoire, cette section réunit des informations pratiques.
Vous pouvez consulter les ressources ci-dessous pour toute question à propos de:
– Visas et démarches migratoires
– Comprendre les impôts, taxes et cotisations sociales
– Restauration, CROUS etc.
– Logement, sur le campus, en ville etc.
– L’accès aux services de santé, d’aide et action sociale etc.
… et plein d’autres sujets!
acc&ss Paris-Est: for all international members
Paris-Est Sup is the site of a EURAXESS Services Center dedicated to international PhD students and researchers. You can benefit from support before and during your stay in France – for the housing search, obtaining your visa, applying for a residence permit, opening a bank account, taxes, bringing your family with you, etc
Le guide d’UGE
L’université maintient le très utile site « Vie de Campus ».
Le guide d’INRAE
Un excellent guide préparé par INRAE sur toutes les questions d’accueil et de vie pratique. Conçu pour les internationaux d’INRAE, il peut également s’avérer utile pour les nationaux et pour toutes les tutelles.
Fin de CDD, fin de séjour
La fin de contrat ou de séjour pose des questions peu traitées dans les ressources fournis par les tutelles, surtout pour les non-européens. Pour les internationaux, l’interlocuteur mieux placé pour vous aider avec cela est le service acc&ss Paris-Est listé ci-dessus.
- Les allocations chômage : à la fin d’un contrat vous avez généralement le droit à percevoir l’Allocation chômage d’aide au retour à l’emploi (ARE) pendant une période variable.
- Le droit de séjour en France : si vous êtes étranger, vous avez le droit de rester en France pour un période variable après la fin d’un contrat, généralement en demandant un visa de type « demandeur d’emploi ».
- Visas et transition entre contrats : si vous êtes étranger, il faut se préparer en amont pour faire certaines demarches dans la bonne ordre et dans les bons délais au moment de passer entre deux contrats. Il est fortement recommandé d’en parler le plus tôt que possible avec à la fois la personne référente ressources humaines du laboratoire et le service acc&ss Paris-Est.